10 principů srozumitelného psaní na jedné stránce

Srozumitelné psaní stojí na deseti principech: pochopit, jak lidé čtou, spočítat, co špatné texty stojí, škrtat, dát nejdůležitější na začátek, psát pro skenování, vrátit větám slovesa, mluvit jazykem čtenáře, testovat, používat AI jako editora a psát dnes líp než včera. Žádný z nich není raketová věda. Síla je v tom, že je dáte dohromady. Tady jsou všechny na jedné stránce, každý s příkladem a odkazem na článek, kde ho rozvádíme.

Stejných deset principů učíme firmy a úřady na workshopech a posíláme je zdarma v mini-kurzu Zkrátka dobře. Tohle je jejich mapa.

Jakých je 10 principů srozumitelného psaní?

1. Pochopte, jak lidé opravdu čtou

Nečtou. Skenují. Hledají v textu to svoje a zbytek přeskočí. Čtvrtina dospělých Čechů má navíc podle výzkumu PIAAC velmi nízkou úroveň čtenářských dovedností, a lidé ve stresu, v poklusu nebo mimo obor rozumí ještě hůř. Text, který tohle nebere v úvahu, nefunguje, i když je správně. Proč lidé nerozumí, rozebíráme v článku Proč vám čtenáři nerozumí.

2. Špatné texty vás stojí peníze

Každý nejasný e-mail znamená další e-mail, telefon nebo chybu. Behaviorální vědci Todd Rogers a Jessica Lasky-Fink (Writing for Busy Readers, 2023) ukázali na 7 002 lidech, že na stručnou prosbu o 49 slovech odpovědělo 4,8 % lidí, na rozvláčnou o 127 slovech jen 2,7 %. Kolik stojí čtení vás, si spočítáte v kalkulačce účtu za čtení. Souvislosti v článku Kolik vás stojí špatně napsané texty?

3. Buďte kurátoři, ne chrliči

Škrtejte. Co zůstane, musí mít váhu. Test vaty je jednoduchý: když větu nebo slovo vyškrtnete a význam se nezmění, nikdy tam nepatřily. Většina lidí při úpravě textu přidává, místo aby ubírala. Dobrý text vzniká jako dobré jídlo: z mála kvalitních surovin, viz Pište jako když Italové vaří.

4. Používejte obrácenou pyramidu

Nejdůležitější nahoru, detaily dolů. Čtenář má vědět to hlavní z první věty, ne z třetího odstavce. Nepíšete detektivku, kde se pointa dozví na konci. Pomůcka: napište text, pak se zeptejte „Co bych doopravdy řekl u kafe?“ a tu větu dejte na začátek. Víc v článcích Postavte pyramidu na špičku a Kafetest: jak najít hlavní sdělení.

5. Hrajte to nalevo

Oko čtenáře jede po levé hraně: nadpisy, začátky odstavců, odrážky. Tam patří to podstatné. Krátké odstavce o jedné myšlence, výčty v odrážkách, mezititulky jako otázky. Text, který se dá skenovat, se taky dočte. Techniky v článcích Jeden odstavec = jedna myšlenka a Myslete víc v odrážkách.

6. Sloveso berte jako motor věty

„Provádíme kontrolu“ je „kontrolujeme“. „Vaše žádost nebyla schválena“ je „vaši žádost jsme neschválili“. Řetězce podstatných jmen a trpný rod dusí text, protože schovávají, kdo co dělá. Vraťte větám slovesa a lidi: Text bez sloves chřadne a zmírá a Kdo dokáže porazit úředničinu? MY a VY! Nejčastější vatové obraty a jejich lidské verze najdete ve slovníku úřednické vaty.

7. Mluvte jazykem čtenáře, ne jazykem svého oddělení

Žargon je dobrý sluha uvnitř týmu a zlý pán navenek. Odborný termín jen tam, kde ho čtenář zná nebo se ho má naučit, a pak vysvětlený při prvním výskytu. Test známého: dejte text někomu mimo obor. Chápe ho? Co je srozumitelný jazyk a jaké má čtyři principy podle mezinárodní normy, čtěte v článku Co je plain language? a v Zásadách efektivní komunikace.

8. Testujte, protože čtenáři vás vždycky překvapí

Od stolu srozumitelnost nepoznáte. Parafráze vám řekne, jestli čtenář rozumí: zopakuje hlavní myšlenku vlastními slovy? Test použitelnosti vám řekne, jestli si s textem poradí: ví, co má udělat? Rychlou orientaci dá Vatoskop, přesné měření test se skutečnými čtenáři. Nejlevnější test popisujeme v článku Nejjednodušší test srozumitelnosti.

9. AI používejte jako editora, ne jako autora

Napište první verzi sami, pak nechte AI škrtat, hledat trpný rod a dlouhé věty, nebo hrát přísného čtenáře, který se ptá, čemu nerozumí. Obráceně to nefunguje: text, který AI napsala od nuly, zní jako od AI. Jak AI naučit psát jako vy, učíme na workshopu AI, která píše jako vy.

10. Dneska pište líp než včera

Srozumitelné psaní je návyk, ne jednorázová oprava. Přepište jeden e-mail denně. Vezměte šablonu, kterou tým používá nejčastěji, a předělejte ji společně. A než cokoli digitalizujete, nejdřív to zesrozumitelněte: digitalizovaný nesrozumitelný formulář nic neušetří. Kde začít, radíme v článku Jak napsat pracovní e-mail, aby ho lidé přečetli.

Jak principy použít hned

Tři kroky, které zvládnete dnes:

1. Vyberte jeden text, který posíláte pořád dokola. Šablonu e-mailu, výzvu, oznámení, odstavec na webu. Ne ten nejdelší, ten nejčastější.
2. Projděte ho desaterem shora dolů. Co je hlavní sdělení a je v první větě? Co jde škrtnout? Kde chybí sloveso? Kde je slovo, kterému čtenář nerozumí?
3. Ověřte výsledek. Vložte novou verzi do Vatoskopu a dejte ji přečíst někomu mimo tým s otázkou „Co bys po přečtení udělal?“

Zítra další text. Za měsíc píšete jinak.

Časté otázky

Co je srozumitelné psaní?

Psaní, při kterém čtenář napoprvé najde, co potřebuje, pochopí to a dokáže podle toho jednat. Měří se u čtenáře, ne podle délky vět. Mezinárodně mu odpovídá pojem plain language a norma ISO 24495-1.

Který princip srozumitelného psaní je nejdůležitější?

Obrácená pyramida. Když je hlavní sdělení v první větě, čtenář ho dostane i v případě, že zbytek jen přeletí. Ostatní principy pak zlepšují text, který už funguje.

Jak se naučit psát srozumitelně?

Na jednom textu denně. Principy přečtete za deset minut, návyk vzniká opakováním. Zdarma je dostanete po dílech v mini-kurzu Zkrátka dobře, tým je naučíme za den na workshopu Jak psát, aby to fakt četli.

Deset principů v e-mailu, jeden každé tři dny

Tenhle článek je mapa. Mini-kurz Zkrátka dobře je cesta: deset dílů zdarma, každý s příkladem před a po, přímo do schránky. A když to má umět celý tým, je tu workshop Jak psát, aby to fakt četli: šest hodin na vašich textech.