Slovník úřednické vaty: 40 frází a jejich lidský překlad

Úřednická vata jsou slova, která text prodlužují, ale nic nesdělují: „v návaznosti na“, „za účelem“, „bylo provedeno schválení“. Tady je 44 nejčastějších frází a jejich lidský překlad, rozdělených podle toho, proč vznikají. Plus test, kterým vatu najdete ve vlastním textu, a hranice, kde vata končí a začíná odborný termín.

Slovník není návod na mechanické hledej a nahraď. U každé dvojice si ověřte, že náhrada sedí do věty. Ale jako první průchod textem funguje spolehlivě.

Co je úřednická vata a proč vzniká?

Vata je všechno, co jde vyškrtnout, aniž se změní význam. Úřednická vata je její nejrozšířenější druh: fráze, které mají text povýšit na oficiální dokument, a místo toho ho zahalí.

Vzniká ze tří důvodů:

• Z touhy znít oficiálně. Autor má pocit, že „normální“ věta je pro úřad nebo firmu málo. Tak ji obalí. Dalibor Behún v knize Pište čtivě a srozumitelně radí opačné nastavení: „Při psaní si nebudu na nic hrát. Nebudu se snažit, aby text zněl formálně, oficiálně ani úřednicky. Prostě normálně napíšu, co mám na srdci.“
• Z alibi. „Vaše žádost nebyla schválena“ zní bezpečněji než „vaši žádost jsme neschválili“. Trpný rod schová toho, kdo rozhodl.
• Ze šablon. Fráze se dědí z dopisu na dopis. Nikdo je nepíše, jen je kopíruje.

George Orwell to shrnul do jedné věty: „Velkým nepřítelem srozumitelného jazyka je neupřímnost.“ Kde text něco zastírá, roste vata.

Jak nahradit podstatná jména slovesy?

Nejčastější vata vzniká, když autor schová děj do podstatného jména a k němu přidá bezobsažné sloveso: „provádět kontrolu“ místo „kontrolovat“. Věta ztratí motor. Čtenář hledá, kdo co dělá, a nenajde to. Proč je sloveso středobod české věty, rozebíráme v článku Text bez sloves chřadne a zmírá.

Vata	Lidsky
provádět kontrolu	kontrolovat
provádí zvýšení rychlosti	zrychluje
realizovat úsporná opatření	šetřit
dochází k verbální výměně názorů	diskutují
dojde k implementaci	zavedeme
dojde k realizaci školení	proškolíme
zajištění zlepšení komunikace	zlepšit komunikaci
přistoupit k registraci	zaregistrovat se
zabránění škodám	zabránit škodám
věnujeme soustavnou pozornost	hlídáme
došlo ke snížení četnosti	ubylo
zajišťujeme komplexní realizace	děláme

Jak se zbavit úřednických spojek a vazeb?

Spojky jsou lepidlo věty. Úřednické spojky jsou lepidlo, které váží víc než to, co spojuje. „V důsledku“, „za účelem“, „s přihlédnutím k“: každou z nich nahradí jedno obyčejné slovo. „Za účelem“ je navíc past na smysl. Kniha uvádí souvětí „Pro účely prokázání způsobilosti uchazeče předává uchazeč poskytovateli prostřednictvím návrhu projektu své údaje pro účely získání výpisu z rejstříku trestů“ a ptá se: kdo si ten výpis vlastně obstarává?

Vata	Lidsky
v důsledku / z důvodu	protože
za účelem	aby
s přihlédnutím k výše uvedeným skutečnostem	proto
na základě výše uvedeného	proto
v návaznosti na	(rovnou k věci)
v rámci	při, u, nebo vynechat
ohledně	k
pokud se jedná o	(jen podstatné jméno)
z toho důvodu	proto
v současné době	teď, nebo vynechat
v případě, že	když
s ohledem na skutečnost, že	protože
v tuto chvíli je velmi důležité podotknout, že	(vynechat)

Jak přepsat trpný rod do činného?

Trpný rod je typický rys úřední češtiny a nejčastější alibi. Věta bez původce děje zní nezávazně, a proto bezpečně. Čtenář ale potřebuje vědět, kdo rozhodl a kdo má co udělat. Trpný rod je jako pepř: špetka poslouží, hrst zničí jídlo. Jak ho rozpustit přímým oslovením, popisuje článek Kdo dokáže porazit úředničinu? MY a VY!.

Vata	Lidsky
bylo provedeno schválení vašeho návrhu	váš návrh jsme schválili
je požadováno zaslání podkladů	pošlete nám prosím podklady
vaše žádost nebyla schválena	vaši žádost jsme neschválili
bude žádost zamítnuta	žádost zamítneme
je nutné předložení dokladu	přineste doklad
doporučuje se provést kontrolu	doporučujeme, abyste zkontrolovali
až z vaší strany dojde k dodání	až dodáte

Jak nahradit mlhavé obraty konkrétními?

Mlhavost je vata, která se tváří jako obsah. „V co nejkratším možném termínu“ nezavazuje nikoho k ničemu. „Do pátku 12. 5.“ ano. Stejně tak „vysoký počet“ nebo „v jakém časovém horizontu“: dlouhá slova pro krátké věci.

Vata	Lidsky
v co nejkratším možném termínu	do pátku 12. 5.
odpovězte co nejdříve	odpovězte do pátku
v jakém časovém horizontu	dokdy
vysoký počet	hodně
zvýšit rychlost	zrychlit
zvýšit náklady	prodražit
vyznačující se nižšími vstupními náklady	levnější
došlo k optimalizaci uživatelského rozhraní	web se teď ovládá snadněji

Jak vynechat předjezdy a zdvořilostní vatu?

Předjezd je věta, která oznamuje, že za chvíli něco oznámíte. „Tímto Vás informujeme, že schůzka se přesouvá.“ Informace je „schůzka se přesouvá“. Zbytek je rozjezd. Totéž platí pro zdvořilostní fráze na konci: „neváhejte se obrátit“ není zdvořilost, je to šablona. Zdvořilé je napsat „Máte otázky? Napište nám.“

Vata	Lidsky
tímto Vás informujeme, že	(rovnou sdělení)
dovolujeme si Vám oznámit	(rovnou sdělení)
rádi bychom vás touto cestou informovali	(rovnou sdělení)
dovolte mi informovat	(rovnou sdělení)
neváhejte se na nás obrátit	napište nám
v případě jakýchkoli dotazů	máte otázky?
předem děkujeme za součinnost	(vynechat)
ve své podstatě lze za daných okolností konstatovat, že	(vynechat)

Čtyřicet čtyři dvojic. A dalo by se, jak píše kniha, „pokračovat skoro donekonečna“.

Jak vatu najít ve vlastním textu?

Vlastní vatu nevidíte. Zní vám normálně, protože jste ji napsali. Pomáhají tři testy:

• Test škrtu. U každého slova se zeptejte: když ho vyškrtnu, změní se význam? Když ne, pryč s ním. Platí pro slova, věty i odstavce.
• Test u kafe. Co byste doopravdy řekli kolegovi u kávy? Tu větu napište. „Za účelem ověření totožnosti je nutné předložení dokladu“ by u kafe neřekl nikdo. „Vezměte si doklad, ať víme, že jste to vy“ ano.
• Soud nad žargonem. Autor David Perell postavil při psaní scénáře každé odborné slovo před soud: spáchalo zločin, nebo ne? Co znělo vznešeně a bez obsahu, letělo ven. Zkuste to na svém posledním textu.

A jeden test strojový: vložte text do Vatoskopu. Za pár sekund ukáže dlouhé věty, trpný rod a vzdálenost mezi podmětem a slovesem. Stroj nepozná každou frázi, ale řekne, kde začít.

Vata je jen jedna z chyb, které text potopí. Čtyři zásady, na kterých stojí srozumitelný text, máme v článku Zásady efektivní komunikace: definice, příklady a techniky, a všech deset principů na jedné stránce v článku 10 principů srozumitelného psaní.

Co vata není?

Ne každé dlouhé slovo je vata. Tři výjimky:

• Odborný termín bez běžného ekvivalentu. „Moréna“ v glaciologii nemá lidový překlad. Termín je v pořádku, když mu čtenář rozumí nebo se ho má naučit. Pak ho vysvětlete při prvním výskytu.
• Právní přesnost. Definované termíny ve smlouvě nebo rozhodnutí se nemění. Mění se stavba věty kolem nich. „Judikatura Ústavního soudu dovodila“ jde napsat jako „Z toho, jak rozhoduje Ústavní soud, vyplývá“, a právník nic neztratí.
• Skutečná zdvořilost. Pozdrav, oslovení jménem, poděkování za konkrétní věc. Vata je jen zdvořilost ze šablony, která se posílá všem stejně.

Časté otázky

Co je úřednická vata?

Slova a fráze, které text prodlužují, ale nemění jeho význam: předjezdy („tímto Vás informujeme“), úřednické spojky („v návaznosti na“), podstatná jména místo sloves („provést kontrolu“) a trpný rod bez původce („bylo rozhodnuto“).

Čím nahradit „v návaznosti na“?

Nejčastěji ničím. Věta „V návaznosti na naši schůzku posílám zápis“ funguje jako „Posílám zápis ze schůzky“. Když je návaznost důležitá, stačí „po schůzce“ nebo „jak jsme se domluvili“.

Čím nahradit „za účelem“?

Spojkou „aby“ nebo předložkou „na“, „k“: „za účelem ověření totožnosti“ je „abychom ověřili totožnost“, „pro účely evidence“ je „do evidence“.

Musí úřad psát úředním jazykem?

Ne. Žádný předpis nenařizuje trpný rod ani předjezdy. Zákon vyžaduje, aby rozhodnutí obsahovalo určité náležitosti, ne aby byla nesrozumitelná. Koncepce Klientsky orientovaná veřejná správa 2030 naopak počítá se srozumitelnou komunikací úřadů.

Vata je zvyk. Zvyk jde změnit

Nikdo se nerodí s „v návaznosti na“ v hlavě. Fráze se naučíme z textů, které čteme celý život, a pak je opakujeme. Odnaučit se to jde stejně: jednou si slovník projít, podruhé ho mít po ruce, potřetí už ho nepotřebovat.