Postavte pyramidu na špičku

79 % lidí tento text jen proskenuje očima. Jen 16 % ho přečte slovo od slova. Kam umístíte nejdůležitější informaci, když víte, že čtenáři přečtou v průměru 18 % vašeho textu?

To nejdůležitější dejte na začátek.

Princip obrácené pyramidy používají novináři desítky let. Proč? Protože chtějí, aby čtenáři pochopili zprávu, i kdyby přečetli jen první odstavec.

V praxi

• Nejdůležitější informace dejte do nadpisu a prvního odstavce.
• Detaily, kontext a výjimky uveďte později.
• Stejný princip využijte i v rámci jednotlivých odstavců.

Příklad

Takhle radši ne: Vzhledem k vysoké vytíženosti zasedací místnosti Merkur v posledních týdnech a narůstajícím stížnostem zaměstnanců na nedostatek prostoru pro týmové schůzky jsme provedli analýzu využití všech konferenčních místností. Po vyhodnocení dat a konzultaci s vedením jednotlivých oddělení jsme se rozhodli změnit způsob rezervace. Od příštího pondělí si budete moci zasedací místnost Merkur rezervovat maximálně na 60 minut.

Tohle je lepší: Od pondělí 31. března si můžete zasedací místnost Merkur rezervovat maximálně na 60 minut. Důvod? Vysoká vytíženost. Chceme zajistit dostupnost pro všechny týmy.

Tip

Když text dopíšete, zkuste si představit, že čtenář přečte jen první odstavec. Dozví se to nejpodstatnější? Pokud ne, přestavte svou pyramidu.

Obrácená pyramida je první ze šesti technik, které shrnujeme v článku Zásady efektivní komunikace: definice, příklady a techniky.

Pyramida platí i pro jednotlivé odstavce: jak dlouhý má odstavec být a kdy začít nový, je v článku Jak dlouhý má být odstavec. V e-mailu se obrácené pyramidě říká BLUF – jak ji použít v předmětu i první větě, ukazuje článek Jak napsat pracovní e-mail, aby ho lidé přečetli a věděli, co dělat. Všech deset principů srozumitelného psaní na jedné stránce: 10 principů srozumitelného psaní.

Jak je na tom váš text? Vložte ho do Vatoskopu a za pár sekund uvidíte skóre srozumitelnosti, dlouhé věty i vzdálenost sloves.